Mit der zweiten Version des WordPress-Plugins hat Wemalo den Funktionsumfang erheblich erweitert.

Einrichtung

• Plugin Wemalo Connect über den WordPress-Shop herunterladen und aktivieren.
• Anschließend muss ein Benutzeraccount in wemalo-connect eingerichtet werden (erfolgt durch einen Wemalo-Mitarbeiter).
• Der in wemalo-connect generierte Sicherheitsschlüssel muss in der Konfiguration des Plugins hinterlegt werden (im Admimmenü wurde dazu ein Wemalo-Eintrag hinzugefügt).

Produkte

• wird ein Produkt aktualisiert, so wird die Änderung direkt über wemalo-connect an Wemalo gesendet.
• Zusätzlich werden in regelmäßigen Abständen die Produktstammdaten durch Wemalo abgefragt. Da dies primär für die initiale Einrichtung benötigt wird, ist die Häufigkeit des periodischen Abfragens reduziert.

Pflichtfelder

Das einzige wirkliche Pflichtfeld ist die Artikelnummer. Wichtig für die Lagerprozesse sind allerdings auch:

• EAN (sofern Artikelnummer nicht bereits scannbar)
• Artikelmaße und Gewicht (für Lagerung und Versand)
• Produktbild (zur visuellen Verifikation)
• Produktname (zum Namensabgleich beim Picken/Packen)

Erweiterung der Produkte

Das Plugin erweitert die Produkte und Varianten und fügt folgende Informationen hinzu:

• neues Feld alternativer Bestand (z.B. B-Ware)
• neues Feld EAN (Tab Wemalo im Hauptprodukt)
• neue Einstellmöglichkeit Seriennummer (Tab Wemalo im Hauptprodukt)
• Übersicht der Seriennummern/Chargen (Tab Wemalo im Hauptprodukt)

Daten-Übermittlung

• Beim Speichern des Hauptproduktes wird der Datensatz direkt an Wemalo übermittelt. Im Tab Wemalo wird der Zeitstempel der letzten Daten-Übermittlung angezeigt.
• Auch beim Speichern von Varianten findet eine direkte Übermittlung statt. Hier wird der Zeitstempel mit in der Varianten-Ansicht angezeigt.
• Kommt es bei der Übermittlung zu einem Fehler, wird die Rückgabe des Servers ausgegeben.

Product Bundles

• Das Plugin WooCommerce Product Bundle wird seit der Version 2.0.2 des Wemalo-Plugins unterstützt. Damit das Bundle-Produkt nicht mit als Position übertragen wird, darf für das Bundle keine Artikelnummer hinterlegt worden sein.
• Alternativ zum Einsatz eines Plugins in WooCommerce, können Sets auch in Wemalo definiert sein. Dazu muss das Set-Produkt als normales Proodukt in WooCommerce angelegt und entsprechend in Wemalo konfiguriert werden (geschieht durch den Wemalo Kundenberater).

 Bestellungen

• Sobald eine Bestellung auf „in Bearbeitung“ gesetzt wird, erfolgt eine Datenübermittlung an wemalo-connect und somit eine direkte Übertragung an Wemalo.
• Der Download-Zeitstempel wird unmittelbar gesetzt. Kommt es bei der Übertragung zu einem Fehler, wird die Fehlermeldung als Custom Field hinterlegt.
• Wenn der Auftrag vollständig reserviert werden konnte, wechselt er in einen neuen Fulfillment-Status.
• Solange der Auftrag nicht reserviert worden ist und sich im Auftrag in Bearbeitung befindet, kann er über die Wordpress Stronierfunktion auch in Wemalo storniert werden. Sollte der Auftrag sich allerdings bereit im Fulfillment-Prozess befinden, muss er in Wemalo manuell storniert werden.
• Einmal pro Stunde wird aus WooCommerce heraus der aktuelle Auftragsstatus abgefragt, so lange der Auftrag noch nicht reserviert worden ist.

Aufträge aktualisieren

• Sofern sich der Auftrag noch nicht im Fulfillment befindet, kann er jederzeit bearbeitet werden.

Status-Erweiterung

• Retoure angemeldet (siehe Retouren)
• Retoure gebucht (siehe Retouren)
• Auftrag im Fulfillment

Wurde ein Auftrag an Wemalo übermittelt, kann dort aber nicht in den Wemalo-Status offen gesetzt werden (und damit freigegeben zum Picken), so wird er in WooCommerce auf dem Status in Bearbeitung bleiben und kann aus WooCommerce heraus auch weiterhin storniert werden.

Wemalo-Felder in Aufträgen

• Blockiert: wenn die Checkbox markiert wird, dann erfolgt eine Übertragung an Wemalo und der Auftrag wird gepickt und gepackt. In Wemalo landet er allerdings im Status „blockiert gepackt“ und wird erst nach Freigabe versendet.
• Notiz: über das Textfeld kann eine Notiz übermittelt werden, die dem Picker bzw. Packer angezeigt wird.
• ETD: wenn das Datumsfeld gesetzt worden ist und in der Zukunft liegt, dann wird die Ware zwar reserviert, in Wemalo kann dazu aber noch keine Pickliste erstellt werden. Erst wenn das Datum erreicht worden ist, kann die Pickliste erstellt und der Auftrag weiter bearbeitet/versendet werden.

Zusätzlich gibt es das Panel mit wemalo mit folgenden Daten:

• Priorität: bestimmt die Priorität des Auftrags und kann zwischen normal, hoch und sehr hoch unterschieden werden. Die Priorität wirkst sich auf die Reihenfolge bei der Kommissionierung, sowie Reservierung aus.
• Auftrag: über Auftrag kann ein anderer WooCommerce-Auftrag verlinkt werden, in dem die Auftragsnummer eingetragen wird. Eine darüber hinaus gehende Funktion existiert nicht (keine Verlinkung in wemalo o.ä.).
• Dokumenten-Upload: ermöglicht den Upload von Dokumenten, wie Rechnungen oder Zollinhaltserklärungen.
• Promi: erlaubt das Markieren eines Auftrages als Promi-Versand. Zusätzlich kann ein Text eingegeben werden, der an eine in der Konfiguration hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt wird. Hierüber können z.B. individuelle Texte zu Aufträgen geschrieben und den Paketen beigelegt werden.
• Versand: zum Einstellen des Versanddienstleisters.
• Produkt: je nach Versanddienstleister können die Versandprodukte gewählt werden.
• Retoure kein SN-Check: sollten Produkte Seriennummern beinhalten, kann über dieses Flag die Validierung auf richtig zurückgeschickte Seriennummern ausgeschaltet werden. Das Flag wird beim Anmelden einer Retoure an wemalo übertragen.

Trackingnummern

Trackingnummern werden als Notiz und in das Feld tracking_number eingetragen.

Sofern wp_liste for Amazon oder Ebay installiert worden sind, wird der Versanddienstleister in das Feld _wpla_tracking_provider (Amazon) / _wpl_tracking_provider (Ebay) und die Trackingnummer in _wpla_tracking_number (Amazon) / _wpl_tracking_number (Ebay).

Die Trackingnummer kann auch in den E-Mails integriert werden, die von WooCommerce automatisch beim Fertigstellen von Aufträgen versendet werden. Eine Anleitung befindet sich hier: Trackingnummer E-Mail bei WooCommerce einfügen

Versandprofile

In Wemalo kann für das Matching des zu versendenden Versandprofils eine externe ID hinterlegt werden. Diese kommt aus der WordPress-Installation und befindet sich unter unter WooCommerce->Einstellungen->Versand.

 Bestände

• Wemalo führt eine Bestandsaktualisierung durch. Das heißt, dass in regelmäßigen Abständen die in Wemalo geänderten Bestände an den WooCommerce-Shop übertragen werden. Die Bestände von A-Ware wird dabei in den normalen Lagerbestand übernommen. Alle weiteren Bestände (B-Ware, C-Ware etc.) werden in ein gesondertes Feld für alternative Bestände eingetragen.
• Damit die Bestände nach WooCommerce übertragen werden können, muss shopseitig in den Produkten die Bestandsverwaltung aktiviert werden.

Minusbestände

Die API gibt Minusbestände zurück, wenn es mehr Artikel in Aufträgen gibt als Bestand vorhanden ist. Im Frontend in Wemalo ist dann zwar eine “0” als Bestand ersichtlich, jedoch ist es in der API anders, diese speichert nämlich in solchen Fällen einen Minusbestand, der dann an den WooCommerce Shop zurückgemeldet wird. Aus diesem Grund kann es durchaus sein, dass der Kunde Minusbestände im Shop hat. Um diesen „aufzuheben“, ist es notwendig einen Wareneingang für dieses Produkt in Wemalo zu buchen. Sobald ein Wareneingang kommt, werden diese Bestände entsprechend in Wemalo verbucht und mit den Minusbeständen in der API verrechnet.

 Retouren

• Das Wemalo API-Plugin bietet die Möglichkeit, aus einer Bestellung eine angemeldete Retoure zu machen. Sobald der Status der Bestellung entsprechend geändert worden ist, wird die Retoure an Wemalo übermittelt.
• Die Retoure kann dann gegen den Ursprungsauftrag gescannt und die Ware daher validiert werden.
• Wemalo meldet die vereinnahmte Ware an das Plugin zurück und setzt den Status auf Retoure gebucht.

Unterstützte Plugins

Unterstützte WordPress-Plugins

Unterstützte Versionen in Plugin 2.x:

Version 1.x

X => Diese Kombination wird unterstützt
? => Diese Kombination wird nicht aktiv unterstützt, könnte aber funktionieren
– => Diese Kombination wird nicht unterstützt

Beim Einsatz der Wemalo-API werden die nachfolgenden Plugins von Wemalo unterstützt:

• Akismet von Automattic
• FAQ von Etoile Web Design
• Wp Cookie Choice von Marcus Franke
• Yoast SEO von Team Yoast
• WP-Lister for ebay Version 2.0.15 von WPLab
• WP-Lister for amazon Version 0.9.6.31 von WPLab
• WooCommerce Multilingual 4.2.6 (ab Version 2.0.1) von OnTheGoSystems
• Antispam Bee 2.7.1 von pluginkollektiv
• WooCommerce Product Bundle (ab Version 2.0.2)

Sollten im Shop darüber hinaus weitere Plugins eingesetzt werden, kann die Funktionalität des Wemalo-Plugins nicht gewährleistet werden. Ggf. muss das Plugin angepasst werden, damit es mit weiteren Plugins zusammen arbeitet.

Wird ein neuer Mandant im System eingerichtet, müssen eine Reihe von Einstellungen vorgenommen werden. Diese umfassen:

• Anlegen des Mandanten im Mandantenstamm (siehe auch Mandant anlegen)
• Hinterlegen von Versandprofilen (siehe auch Versandprofil anlegen)
• Ggf. Verpackungsmaterial anlegen (siehe auch Verpackungsmaterial anlegen)
• Mandanten im Mandantenstamm konfigurieren: hinterlegen der Merkmale und Retourengründe, ggf. Aktivierung von Leistungen, Einstellungen, Kommissionierung, Versand und Dokumente. Unter Versand müssen z.B. alle Versandprofile aktiviert werden, die bei der automatischen Selektion des Versandprofils in Betracht gezogen werden sollen.
• Der Datenaustausch muss eingerichtet werden: dies erfolgt entweder in Wemalo über den Datenaustausch (Plentymarkets, Magento, WooCommerce) oder über wemalo-connect (Shopware, Shopify, REST-API). Für wemalo-connect werden die Mandanten-ID und die Lager-ID benötigt.
• Die Berechtigung für den Mandanten muss bei den entsprechenden Benutzern hinterlegt werden.

Versandprofil Nachname für DHL und DPD

Nach Anlage eines Versandaccounts kann das Versandprofil angelegt werden. Dazu müssen das Produkt, die Label-Größe und optional der Nachname-Verwendungszweck angegeben werden.

Für den Verwendungszweck können folgende Platzhalter hinterlegt werden:

• {PROFILE_NAME} => Name des Versandprofils
• {ORDER_NR} => Mandantenauftragsnummer
• {ORDER_ID} => interne Auftrags-ID
• {COUNTRY_CODE} => Länderkennzeichen, z.B. DE für Deutschland
• {NAME_1} => Name 1
• {NAME_2} => Name 2
• {NAME_3} => Name 3

Als Verwendungszweck kann z.B. verwendet werden: {ORDER_NR}, {COUNTRY_CODE} {NAME_1}

Die Angabe wäre dann beispielsweise 4455664, DE Max Mustermann

Hinweis zu DPD

Zu beachten ist, dass der Verwendungszweck nur 14 Zeichen lang darf! Im genannten Beispiel würde er daher auf 4455664, DE Ma gekürzt werden.

Hinweis zu DHL

Für den Verwendungszweck werden Verwendungszweck 1 und 2 befüllt. Beide Felder dürfen max. 35 Zeichen lang sein. Sollte der Verwendungszweck länger als 35 Zeichen sein, wird er durch wemalo auf beide Felder aufgeteilt.

Wemalo unterstützt die Magento SOAP-Api in Magento 1.9.

Einrichtung

Dazu muss in Magento ein Soap-User angelegt werden, der über weitreichende Berechtigungen verfügt. Mindestens auf die folgenden Ressourcen greift Wemalo zu:

• Catalog
• Sales

• System->WebServices->SOAP Roles
• neue Rolle mit Resources: Catalog und Sales
• System->WebServices->SOAP Users
• mit der neuen Rolle
• Benötigt werden Benutzername und API-Key

Funktionsübersicht

• laden von Produktstammdaten
• laden von Kunden-Bestellungen
• Übermittlung von versendeten Paketen und Trackingnummern
• Übermittlung von Beständen

Laden von Bestellungen

• Alle Aufträge im Status wemalo_ready (muss neu in Magento angelegt werden) werden durch Wemalo heruntergeladen. Es wird anschließend ein Kommentar hinzugefügt und der Status auf vendor geändert.
• Achtung: sobald ein Auftrag an Wemalo übermittelt wurde, werden keine weiteren Änderungen am Auftrag an Wemalo übergeben.

Übermittlung von Trackingnummern

• Nachdem ein Auftrag versendet werden ist, wird ein Shipment erstellt. Anschließend wird die Trackingnummer mitsamt Informationen zum Versanddienstleister übergeben.

Wemalo unterstützt den Export von Versanddaten für UPS Worldship als XML-Datei. Dazu werden die folgenden Daten benötigt:

• UPS Mandantennummer
• Produkt (in WorldShip BillingOption, z.B. PP)
• Methode (in Worldship ServiceType, z.B. ST)
• Zölle und Steuern zu Lasten von
• Transport zu Lasten von

Beispiel-Export einer XML-Datei:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<OpenShipments xmlns="x-schema:OpenShipments.xdr">
 <OpenShipment ProcessStatus="" ShipmentOption="">
 <ShipTo>
 <CompanyOrName>Test-Spediteur</CompanyOrName>
 <Attention>Test Z.2</Attention>
 <Address1>TestStr. 10-13</Address1>
 <Address2>1. OG rechts</Address2>
 <CountryTerritory>DE</CountryTerritory>
 <CityOrTown>Wiesbaden</CityOrTown>
 <Telephone>0049-123456789</Telephone>
 <StateProvinceCounty/>
 <PostalCode>11111</PostalCode>
 </ShipTo>
 <ShipFrom>
 <CompanyOrName>Johannes Neumann</CompanyOrName>
 <Attention>-</Attention>
 <Address1>Dr.-Raber-Str. 4</Address1>
 <CountryTerritory>DE</CountryTerritory>
 <CityOrTown>Hagenow</CityOrTown>
 <Telephone>0</Telephone>
 <PostalCode>19230</PostalCode>
 </ShipFrom>
 <ShipmentInformation>
 <ShipperNumber>test1234</ShipperNumber>
 <ServiceType>ST</ServiceType>
 <BillingOption>PP</BillingOption>
 <NumberOfPackages>1</NumberOfPackages>
 <DescriptionOfGoods>Textilien</DescriptionOfGoods>
 </ShipmentInformation>
 <Package>
 <Weight>1</Weight>
 <PackageType/>
 <Reference1>12121</Reference1>
 <Reference2>sasasa</Reference2>
 </Package>
 </OpenShipment>
</OpenShipments>

Die REST-Api von Shopify ist in wemalo-connect integriert und verbindet Wemalo mit dem Shopsystem Shopify.

Einstellungen in Shopify

Für die Anbindung werden ein API Key, Passwort und die URL benötigt.

Unterstützte Aktionen

• Laden von Produktstammdaten
• Laden von Aufträgen
• Übermittlung von versendeten Paketen
• Übermittlung von Beständen

Produktstammdaten

• Produkte, bei denen requires_shipping nicht gesetzt worden ist, werden nicht geladen.
• Alle anderen auf „aktiv“ gesetzten Produkte/Varianten werden synchronisiert. Dabei werden SKU, EAN, Gewicht, Name, Produktgruppe und Hersteller ausgetauscht.
• Bitte beachten: die SKU (auch in Varianten) muss eindeutig / unique sein.

Achtung: Ein bekannter Fehler seitens Shopify ist, dass Shopify bei der Anlage neuer Produkte, die duplizierten worden sind, keine neue externe ID vergibt. Das neu erstellte/duplizierte Produkt erhält somit die selbe externe ID. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, neue Produkte durch die Funktion „Duplizieren“ zu erstellen, da eine neue, einmalige externe ID notwendig ist, um neue Produkte an wemalo zu übertragen.

Aufträge

• Aufträge mit dem financial_status paid und fulfillment_status unshipped werden geladen und das Tag Wemalo_Download gesetzt.
• Auftragskopfdaten, Lieferadresse und Positionen werden synchronisiert.
• Über das Notizfeld kann eine Pickinfo angegeben werden.
• Um den korrekten Versanddienstleister zu ermitteln, fragt Wemalo den Namen des gewählten Dienstleisters ab. Zum Matchen muss dieser in Wemalo bei den zu verwendenden Profilen als externe ID hinterlegt werden.
• Es werden nur Positionen an Wemalo übermittelt, bei denen „requires_shipping“ gesetzt worden ist.
• Achtung: sobald ein Auftrag an Wemalo übermittelt wurde, werden keine weiteren Änderungen am Auftrag an Wemalo übergeben.

Übermittlung von Paketen/Trackingnummern

• Trackingnummer wird zusammen mit Versanddienstleister an Shopify zurück übertragen.
• Dadurch ändert sich der fulfillment_status automatisch.

Übermittlung von Beständen

• Damit ein Bestand von Wemalo übermittelt werden kann, muss die Inventory Policy aktiviert worden sein.
• Wemalo übermittelt keine negativen Bestand, wenn unvollständige Aufträge vorliegen, die nicht bedient werden können. Ansonsten können die Varianten in Shopify nicht mehr aufgerufen werden.
• Es werden nur kommissionierbare Bestände zurückgemeldet. D.h. Ware auf Sperrlager oder bereits gepickte Ware wird nicht als verfügbarer Bestand an Shopify übertragen.

Location-ID herausfinden

• Im Shop auf Settings/Einstellungen (unten links) gehen, dann auf den Bereich Locations klicken.
• Anschließend die Standard-Location auswählen.
• Die Location-ID ist anschließend in der Adresszeile im Browser zu sehen (z.B. 1112222122).

Sollte die Location-ID nicht korrekt sein, kann seitens wemalo eine versteckte Location-ID ermittelt werden. Dies geschieht über den REST-Call.

Auto-Berichte dienen zur automatischen Berichtserstellung mit anschließendem E-Mail-Versand. Dabei kann i.d.R. zwischen einem Datenexport als CSV- oder Excel-Export unterschieden werden. Es gibt allerdings auch Auto-Berichte, die eine E-Mail mit einer Nachricht und ohne Anhang versenden (siehe Tagesabschluss).

Bei Auto-Berichten können ein oder mehrere E-Mail-Empfänger hinterlegt werden. Mehrere Empfänger werden dabei mit einem Komma getrennt eingetragen.

Über den Auto-Bericht Tagesabschluss kann eine Statistik über die durchgeführten Aktionen am aktuellen Tag erstellt werden. Die Statistik wird per E-Mail an einen oder mehreren Empfängern versendet.
Über Berichte->Auto Berichte kann der Auto-Bericht hinterlegt werden.

• Über Start-Stunde kann eingestellt werden, wann der Tagesabschluss erstellt werden soll
• Mit Hilfe von „Stellplatznamen“ kann gefiltert werden, welche Stellplätze als „Refurbished“ dienen. Dabei können kommasepariert mehrere Stellplätze angegeben werden.
• Unter Merkmal-Code wird er Code des Mandanten-Merkmals eingetragen, der bei der Berechnung der einzelnen Werte verwendet wird.
• Unter Empfänger-E-Mail können ein oder mehrere (dann mit , getrennt) eingetragen werden

Das Ergebnis des Tagesabschlusses sieht dann zum Beispiel so aus:

Outgoing new: 1
Outgoing from stock: 82
All returns: 39
Ingoing new: 22
Refurbishment: 50

• Outgoing new => Versendete Artikel mit dem gesetzten Merkmal-Code
• Outgoing from stock => alle anderen Merkmale
• All returns => die Summe der vereinnahmten Ware
• Ingoing new => Summe Wareneingang am aktuellen Tag
• Refurbishmeht => Summe Umlagerungen (mit Duplikatserkennung) auf Stellplätze, die mit dem „Stellplatznamen“ beginnen und nicht das gesetzt Merkmal-Code hatten bei der Umlagerung

Mit Hilfe von CSV-Dateien werden DHL, GLS und DPD angebunden.

Trennzeichen

Die Einträge werden mit einem | getrennt.

Kopfdaten

Die Kopfzeile besteht aus:

Die Kopfdaten werden in der Standard-Konfiguration nicht mit ausgegeben.

Inhalt

Der Inhalt kann folgendermaßen aussehen:

Zu beachten ist hier die letzte Spalte: auch diese kann für die Zollinhaltserklärung wiederum das | Zeichen als Trennsymbol enthalten.

Anwendung

Die CSV-Dateien stehen für DHL Easylog, DPD Delisprint und GLS Gepard zur Verfügung. Für die Anbindung an UPS Worldship wird eine XML-Datei generiert. DPD, DHL und Internetmarke sind darüber hinaus direkt über den jeweiligen Webservice angebunden. Zusätzlich hält Wemalo eine Anbindung an Shipcloud bereit, in der alle gängigen Versanddienstleister in einer Schnittstelle enthalten sind.

Beispiel

Beispiel 2