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Preislisten und Abrechnungsvorlagen

Einleitung

In wemalo können pro Mandant beliebig viele Preislisten angelegt werden. Preislisten werden dabei in 8 Kategorien unterteilt, die im folgenden dargestellt werden.

Die Erstellung von Preislisten erfolgt über den Mandantenstamm -> Mandant -> Konfig-Tab Abrechnung -> Untermenüpunkt Preislisten.

Kategorien

Die verfügbaren Kategorien sind:

  • Vereinnahmte Ware
  • Lager
  • Versand
  • Versand B2B
  • Verpackungsmaterial
  • Retoure
  • Pauschalen
  • Leistungen

Vereinnahmte Ware

Beinhaltet abrechenbare Wareneingänge.

  • Anzahl Kartons: wird bei Anlieferungen manuell eingetragen und ist die Summe der entgegengenommenen Kartons.
  • Anzahl Paletten: wird bei Anlieferungen manuell eingetragen und ist die Summe der entgegengenommenen Paletten.
  • Anzahl vereinnahmter Ware: gescannte Ware in Stück.
  • Anzahl eindeutiger SKUs: gescannte Ware gruppiert nach SKU (jedes Produkt hat eine eigene SKU).

Lager

Enthält das belegte Lagervolumen und Stellplätze.

  • Anzahl Stellplätze: die Anzahl der unterschiedlichen Stellplätze, die im Abrechnungszeitraum belegt waren.
  • Anzahl Fachbodenregale: nur die Anzahl der normalen Stellplätze, die im Abrechnungszeitraum belegt waren.
  • Anzahl Paletten: die Anzahl der im Abrechnungszeitraum belegten Paletten.
  • Lagergeld (per m³): die Summe des belegten Lagervolumens im Abrechnungszeitraum berechnet anhand der Versanddimensionen in den Produktstammdaten.

Versand

Bestimmt die Versandkosten (Pick, Pack, Versand) für normalen Versand.

  • Anzahl versendeter Aufträge: gibt die Anzahl der versendeten Aufträge im Abrechnungszeitraum wieder.
  • Anzahl versendeter Pakete mit Schwelle: die Anzahl der versendeten Pakete im Abrechnnungszeitraum mit Anzahl Teilen unterhalb der definierten Schwelle.
  • Anzahl versendeter Pakete mit Schwelle: wie zuvor, allerdings kann hierüber ein zweiter Schwellenwert definiert werden. So könnte bei der vorherigen Position die Schwelle < 2 (also alle Pakete mit einem Stück) und hier z.B. die Schwelle < 5 hinterlegt werden. Hier würden dann alle Pakete gelistet, die zwischen 2 und 4 Teile beinhalteten.
  • Jeder weitere Artikel: alle Artikel, die über den zweiten Schwellenwert hinausgehen, werden hier gelistet. Wenn bei obigen Beispiel ein Paket 5 Teile beinhaltet, wird das Paket mit 4 Teilen in der Position zuvor gelistet und ein zusätzliches Teil in dieser Position.
  • Pakete pro Land: Auflistung der versendeten Pakete in deren Zielländer mitsamt Gewicht. Diese Einstellung eignet sich nur für Mandanten, bei denen die Zielländer eingeschränkt und die Paketgewichte relativ gleich sind. Ansonsten wird die Auflistung schnell Unübersichtlich und es müsste eher die Versandkostenmatrix eingesetzt werden.
  • Artikel gesamt: die Gesamtsumme der versendeten Artikel. Dabei ist zu beachten, dass sich die Summe der versendeten Artikel von der Summe der gepickten Artikel unterscheiden kann. Dies ist z.B. der Fall, wenn gepickte Ware nicht mehr rechtzeitig gepackt werden kann, bevor der Paketdienstleister die Pakete abholt. So könnte die gepackte Ware erst am Folgetag fertiggestellt und versendet werden. Findet zwischen den beiden Tagen ein Abrechnungszeitraumswechsel statt, so wird die gepickte Ware im vorherigen Zeitraum und die versendete Ware im neuen Zeitraum abgerechnet.
  • Pick-Kategorie: wemalo unterscheidet zwischen bis zu 10 unterschiedliche Pick-Kategorien. Darüber können unterschiedliche Pickpreise je nach Dimensionen und Gewicht abgebildet werden. Wichtig ist zu beachten, dass es immer eine Pick-Kategorie als Auffangbecken eingerichtet werden muss, in dem die Max-Dimensionen und Max-Gewichte fallen.
    In der Pick-Kategorie werden keine Gebindepicks gelistet. Gibt es bei einem Mandanten auch Gebindepicks, muss die entsprechende Position Gebindeeinheit ebenfalls definiert werden.
  • Versandkosten: bestimmt, ob anhand der Versandkostenmatrix die Berechnung der Versandkosten erfolgen soll.
  • Fast Send: wenn fast send eingesetzt wird, kann die Abrechnung hierüber analog zu den Pick-Kategorien erfolgen (also auch nach Dimensionen und Gewicht).
  • Gebindeeinheit: werden Gebindeeinheiten eingesetzt, können die Gebinde separat abgerechnet werden. Gebinde-Picks werden nicht in der Pick-Kategorie ausgegeben.

Versand B2B

Der Versand B2B unterscheidet sich inhaltlich aus Sicht der Positionen nicht vom normalen Versand. Allerdings können bei B2B andere Preise hinterlegt werden. Dazu muss in den Warenausgangsaufträgen zwischen B2B und normalen Versand unterschieden werden.

Verpackungsmaterial

Besteht aus einer Auflistung der für den Mandanten verfügbaren Verpackungsmaterialien.

Retoure

Die Retourenabwicklung wird in einer gesonderten Preislistenkategorie erfasst.

  • Anzahl Retourenaufträge: die Summe der Retourenaufträge. Jedes retournierte Paket wird sehr wahrscheinlich in einem Retourenauftrag münden, wobei theoretisch auch mehrere Pakete zu einem Retourenauftrag gehören könnten (eher unwahrscheinlich).
  • Anzahl retournierter Artikel: die tatsächliche Menge der aufgenommen Retourenwaren in Stück.

Pauschalen

Pauschalen wie z.B. Lagerpauschalen, IT-Pauschalen, Adminpauschalen etc. können hierüber hinterlegt werden.

Leistungen

Hier wird unterschieden zwischen Produktleistungen, Wareneingangsleistungen, Warenausgangsleitungen und Formularleistungen.

Einstellungen

Um alle Preislisten-Positionen verwenden zu können, müssen diverse Einstellungen vorgenommen werden. Die verfügbaren Optionen werden in diesem Abschnitt erläutert. Diese umfassen:

  • Verpackungsmaterial
  • Versandprofile
  • Versandkostenmatrix
  • Produktleistungen im Mandantenstamm
  • Formularleistungen
  • WE- und WA-Leistungen

Verpackungsmaterial

Über Konfiguration->Verpackungsmaterial werden Verpackungen hinterlegt, die der Packer beim Packen des Paketes verwenden kann. Dort kann direkt der Abrechnungspreis einer Verpackung angegeben werden.

In der Abrechnung werden alle verwendeten und verfügbaren Verpackungen aufgelistet.

Versandprofile

Sollen Versandprofile in der Abrechnung berücksichtigt werden, muss das Flag Preislistenrelevant gesetzt werden.

Versandkostenmatrix

Mit Hilfe der Versandkostenmatrix lassen sich die Preise je Versandprofil, Empfängerland und Gewicht in einer Excel-Datei pflegen. Siehe dazu auch Versandkostenmatrix.

Produktleistungen im Mandantenstamm

Über den Mandantenstamm können die sog. Produktleistungen aktiviert werden. Dabei kann eingestellt werden, ob bei fehlenden Gewichten, Produktdimensionen oder EANs im Wareneingang der Mitarbeiter aufgefordert wird, diese nachzupflegen.

Formularleistungen

Über Leistungen zuweisen -> Mandant auswählen -> Warenausgang -> Matrix erstellen -> Formularleistungen können spezielle Leistungen hinterlegt werden, die beim Packen ausgeführt und gesondert abgerechnet werden.

Dazu gehören Druck von Rechnungen, Lieferscheinen, Packlisten etc.

WE- und WA-Leistungen

Die WE-Leistungen werden über Leistungen zuweisen -> Mandant auswählen -> Wareneingang zugewiesen. wemalo unterscheidet dabei zwischen produktspezische und mandantenspezifische Leistungen.

WA-Leistungen lassen sich über Leistungen zuweisen -> Mandant auswählen -> Warenausgang hinterlegen, wobei es auch hier die soeben erwähnte Unterscheidung gibt.

Damit Leistungen in Abrechnungen aufgeführt werden, muss das Flag „Zur Rechnungsausgabe hinzufügen“ gesetzt worden sein.

Abrechnung generieren

Die Generierung von Abrechnungen erfolgt über den Mandantenstamm -> Mandant -> Konfig-Tab Abrechnung -> Untermenüpunkt Abrechnung.

Nur aktivierte Preislisten können für die Generierung einer Abrechnung verwendet werden. Dazu muss die Preisliste in der Preislistenübersicht aktiviert werden.

Anschließend kann nach Auswahl von Start- und Enddatum die Abrechnung generiert werden. Die Zahlen werden ermittelt und eine Excel-Datei generiert (der Download erfolgt unmittelbar).

Versandkostenmatrix

Mit Hilfe der Versandkostenmatrix werden die Versandkosten je Paket nach Empfängerland, Gewicht und Versanddienstleister im Mandantenstamm hinterlegt, um bei der Abrechnungsgenerierung exakte Versandpreise ermitteln zu können.

Vorlage je Mandant

Im Mandantenstamm kann unter Abrechnung->Versandkostenmatrix eine Vorlage je Versanddienstleister heruntergeladen werden. Dem Benutzer werden dabei alle Versanddienstleister angezeigt, die für den Mandanten eingerichtet worden sind.

Vorlage auf Lagerebene

Auf Lagerebene kann eine Vorlage hinterlegt werden, die für Versendungen eingesetzt wird, die nicht über den Mandanten definiert worden sind.

Spezifikation

MatchingID;Dispatcher;Product;Comments;Country;Country DE;Country Code;ZIP;BasePrice;KiloPrice;Weight;Price
  • Die Werte werden mit einem Semikolon voneinander getrennt.
  • Es ist auf die richtige Reihenfolge zu achten und die Datei muss als UTF-8 kodiert werden.
  • Es gibt eine Datei pro Versanddienstleister.
  • Damit wemalo bei der Preisermittlung ein Profil einem Eintrag in der CSV-Datei zuordnen kann, wird die Matching-ID benötigt. Diese beinhaltet eine Kombination aus Dienstleister, Produkt und optionale Zusatzleistungen (wie z.B. Nachname).
  • Die Spalte Dispatcher beinhaltet den Versanddienstleister (sollte für eine komplette Datei immer identisch sein). In der Spalte Product wird das Versandprodukt eingetragen.
  • In der Spalte Comments kann ein aussagekräftige Name für die Preislistenposition hinterlegt werden. In der Abrechnung wird die Eintragung in dieser Spalte mit in die Preisberechnung aufgenommen.
  • Die Spalten Country, Country DE und Country Code beschreiben das Empfängerland (englische und deutsche Bezeichnung, sowie der internationale Matching-Code).
  • ZIP beinhaltet die Postleitzahl (in der ersten Version der Matrix nicht verwendet).
  • Über BasePrice kann ein Basis-Preis eingetragen werden, der anhand KiloPrice je Kilo erweitert wird. In der ersten Umsetzungsversion der Matrix wird das nicht angewendet.
  • Die beiden für die Preisermittlung relevanten Spalten sind Weight und Price. Weight gibt dabei die Gewichtsgrenze an, bis zu der die jeweilige Zeile relevant ist. Die Vorlage ist so aufgebaut, dass jede Kombination aus Versandprodukt und Land mit den Gewichten 1KG bis 40KG aufgelistet wird. Wiegt ein Paket 39,5 KG, so wird der Preis für 40KG verwendet. Wiegt es 38,9KG, ist der Preis bei 39KG ausschlaggebend usw. In der Spalte Price wird der Versandpreis in Euro angegeben, wobei die Eingabe von . als Trennzeichen für Nachkommastellen zu bevorzugen ist (aber nicht zwingend erforderlich).

Matrix erstellen

Um eine Matrix für einen Mandanten zu erstellen, kann auf eine Vorlage aufgebaut werden. Dazu können pro Lager Vorlagen je Versanddienstleister hinterlegt werden. Über den Mandanten kann zusätzlich eine auf die für den Mandanten eingerichteten Versandprofilen zugeschnittene Vorlagendatei heruntergeladen werden.

Übersicht der bisher hinterlegten Versandmatrizen

Anzeige einer hinterlegten Matrix als HTML-Ansicht

 

Download als CSV


Ansicht nach CSV-Export

Versandprofil

  • Im Versandprofil kann eingestellt werden, ob das Profil in der Generierung der Preise berücksichtigt werden soll.

Matrix anwenden

  • Im Bereich Versand in der Preisliste muss dazu die Option „Versandkosten“ aktiviert werden.

Mandanteneinrichtung

Wird ein neuer Mandant im System eingerichtet, müssen eine Reihe von Einstellungen vorgenommen werden. Diese umfassen:

  • Anlegen des Mandanten im Mandantenstamm (siehe auch Mandant anlegen)
  • Hinterlegen von Versandprofilen (siehe auch Versandprofil anlegen)
  • Ggf. Verpackungsmaterial anlegen (siehe auch Verpackungsmaterial anlegen)
  • Mandanten im Mandantenstamm konfigurieren: hinterlegen der Merkmale und Retourengründe, ggf. Aktivierung von Leistungen, Einstellungen, Kommissionierung, Versand und Dokumente. Unter Versand müssen z.B. alle Versandprofile aktiviert werden, die bei der automatischen Selektion des Versandprofils in Betracht gezogen werden sollen.
  • Der Datenaustausch muss eingerichtet werden: dies erfolgt entweder in Wemalo über den Datenaustausch (Plentymarkets, Magento, WooCommerce) oder über wemalo-connect (Shopware, Shopify, REST-API). Für wemalo-connect werden die Mandanten-ID und die Lager-ID benötigt.
  • Die Berechtigung für den Mandanten muss bei den entsprechenden Benutzern hinterlegt werden.

Artikelmerkmale

Im Mandantenstamm können Artikelmerkmale angelegt werden. Das Standard-Merkmal ist zur Bestimmung des Zustands, wie zum Beispiel 1. Wahl, B-Ware etc. vorgesehen. Darüber hinaus gibt es ein Merkmal Verpackung zur Kennzeichnung des Zustands der Verpackung und ein Merkmal Funktion, welches nach einer Funktionsprüfung gesetzt werden kann.

Das Standard-Merkmal wird direkt bei der Entgegennahmen von Retouren gesetzt. Außerdem kann es beim Umlagern geändert werden und ist in den Bestandsansichten zu sehen.

Die Merkmale Verpackung und Funktion sind über eine spezielle Refurbishment-Maske zu sehen und änderbar. Über diese Maske kann ein technischer Mitarbeiter die entsprechenden Merkmale setzen und einen Kommentar hinterlegen. Das Verpackungsmerkmal kann beim Scannen einer Retoure gesetzt werden, wenn der Benutzer das Refurbishment-Modul zugewiesen bekommen. Es wird aber nicht in der Position angezeigt, sondern ausschließlich über die Refurbishment-Maske.

Die einzelnen Merkmalgruppen können über eine entsprechende Auswahlbox gesetzt werden. Die Merkmale werden alle in einer Maske beim Mandanten angezeigt, doch werden sie je nach Gruppe gruppiert in der Tabelle dargestellt.

Jede Gruppe kann ein Standard-Merkmal haben.

Formulare an einen Mandanten binden

Über „Stammdaten->Formularstammdaten“ können Sie einem Mandanten Dokumente, wie zum Beispiel Barcodeformulare zuweisen.

Reiter_Stammdaten_Formularstammdaten

Wächseln Sie zunächst durch klicken auf das blauen „Mandant“-Button in die Mandantenmaske.

Danach muss der Mandant gewählt werden, dem Sie Formulare zuweisen möchten.

Mandanten_Formulardaten

 

In der folgenden Liste können Sie für jeden „Vorlagentyp“ mit dem Button „Datei hochladen“ Dokumente hinterlegen.

Mandant_Formulardaten_Hochladen

 

Wählen Sie die entsprechende Datei aus ihrem Dateisystem aus.

Die neu hochgeladenen Dokumente werden in der Spalte „Hochgeladen“ hinter dem jeweiligen Vorlagentyp aufgelistet.

Mandant_Formulardaten_Hochladen2

Beachten Sie bitte, dass das Hochladen einer Datei etwas Zeit beanspruchen kann. Unten links können Sie im Browserfenster die Fortschrittsanzeige während des „Uploads“ einsehen.

Ladestatus

Mandanten bearbeiten

Über „Stammdaten->Mandantenstammdaten“ wird eine Liste mit allen bekannten Mandanten geladen.

Reiter_Stammdaten_Mandantenstammdaten

In der Mandanten-Liste befindet sich innerhalb der Spalte „Aktionen“ ein „bearbeiten“-Button. Hier können Sie optional weitere Daten zum jeweiligen Mandanten hinterlegen.

Mandanten_bearbeiten

Das Feld „Barcode“ wird automatisch beim Anlegen eines neuen Mandanten befüllt, kann aber manuell angepasst werden.

Mandanten_bearbeiten2

Klicken Sie abschließend auf „Speichern“, um den veränderten Datensatz abzuspeichern.

Mandant_speichern

Mandanten anlegen

Über „Stammdaten->Mandantenstammdaten“ wird eine Liste mit allen bekannten Mandanten geladen.

Reiter_Stammdaten_Mandantenstammdaten

Mit der „Filter“-Funktion können Sie die angezeigte Liste einschränken.

Reiter_Lagerverwaltung_Filter

Mit dem Button „Neu“ können Sie der Liste einen neuen Mandanten hinzufügen.

Hierzu müssen Sie zunächst lediglich einen Firmennamen in das vorgesehene Feld eintragen.

Mandanten_anlegen