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Preislisten und Abrechnungsvorlagen

Einleitung

In wemalo können pro Mandant beliebig viele Preislisten angelegt werden. Preislisten werden dabei in 8 Kategorien unterteilt, die im folgenden dargestellt werden.

Die Erstellung von Preislisten erfolgt über den Mandantenstamm -> Mandant -> Konfig-Tab Abrechnung -> Untermenüpunkt Preislisten.

Kategorien

Die verfügbaren Kategorien sind:

  • Vereinnahmte Ware
  • Lager
  • Versand
  • Versand B2B
  • Verpackungsmaterial
  • Retoure
  • Pauschalen
  • Leistungen

Vereinnahmte Ware

Beinhaltet abrechenbare Wareneingänge.

  • Anzahl Kartons: wird bei Anlieferungen manuell eingetragen und ist die Summe der entgegengenommenen Kartons.
  • Anzahl Paletten: wird bei Anlieferungen manuell eingetragen und ist die Summe der entgegengenommenen Paletten.
  • Anzahl vereinnahmter Ware: gescannte Ware in Stück.
  • Anzahl eindeutiger SKUs: gescannte Ware gruppiert nach SKU (jedes Produkt hat eine eigene SKU).

Lager

Enthält das belegte Lagervolumen und Stellplätze.

  • Anzahl Stellplätze: die Anzahl der unterschiedlichen Stellplätze, die im Abrechnungszeitraum belegt waren.
  • Anzahl Fachbodenregale: nur die Anzahl der normalen Stellplätze, die im Abrechnungszeitraum belegt waren.
  • Anzahl Paletten: die Anzahl der im Abrechnungszeitraum belegten Paletten.
  • Lagergeld (per m³): die Summe des belegten Lagervolumens im Abrechnungszeitraum berechnet anhand der Versanddimensionen in den Produktstammdaten.

Versand

Bestimmt die Versandkosten (Pick, Pack, Versand) für normalen Versand.

  • Anzahl versendeter Aufträge: gibt die Anzahl der versendeten Aufträge im Abrechnungszeitraum wieder.
  • Anzahl versendeter Pakete mit Schwelle: die Anzahl der versendeten Pakete im Abrechnnungszeitraum mit Anzahl Teilen unterhalb der definierten Schwelle.
  • Anzahl versendeter Pakete mit Schwelle: wie zuvor, allerdings kann hierüber ein zweiter Schwellenwert definiert werden. So könnte bei der vorherigen Position die Schwelle < 2 (also alle Pakete mit einem Stück) und hier z.B. die Schwelle < 5 hinterlegt werden. Hier würden dann alle Pakete gelistet, die zwischen 2 und 4 Teile beinhalteten.
  • Jeder weitere Artikel: alle Artikel, die über den zweiten Schwellenwert hinausgehen, werden hier gelistet. Wenn bei obigen Beispiel ein Paket 5 Teile beinhaltet, wird das Paket mit 4 Teilen in der Position zuvor gelistet und ein zusätzliches Teil in dieser Position.
  • Pakete pro Land: Auflistung der versendeten Pakete in deren Zielländer mitsamt Gewicht. Diese Einstellung eignet sich nur für Mandanten, bei denen die Zielländer eingeschränkt und die Paketgewichte relativ gleich sind. Ansonsten wird die Auflistung schnell Unübersichtlich und es müsste eher die Versandkostenmatrix eingesetzt werden.
  • Artikel gesamt: die Gesamtsumme der versendeten Artikel. Dabei ist zu beachten, dass sich die Summe der versendeten Artikel von der Summe der gepickten Artikel unterscheiden kann. Dies ist z.B. der Fall, wenn gepickte Ware nicht mehr rechtzeitig gepackt werden kann, bevor der Paketdienstleister die Pakete abholt. So könnte die gepackte Ware erst am Folgetag fertiggestellt und versendet werden. Findet zwischen den beiden Tagen ein Abrechnungszeitraumswechsel statt, so wird die gepickte Ware im vorherigen Zeitraum und die versendete Ware im neuen Zeitraum abgerechnet.
  • Pick-Kategorie: wemalo unterscheidet zwischen bis zu 10 unterschiedliche Pick-Kategorien. Darüber können unterschiedliche Pickpreise je nach Dimensionen und Gewicht abgebildet werden. Wichtig ist zu beachten, dass es immer eine Pick-Kategorie als Auffangbecken eingerichtet werden muss, in dem die Max-Dimensionen und Max-Gewichte fallen.
    In der Pick-Kategorie werden keine Gebindepicks gelistet. Gibt es bei einem Mandanten auch Gebindepicks, muss die entsprechende Position Gebindeeinheit ebenfalls definiert werden.
  • Versandkosten: bestimmt, ob anhand der Versandkostenmatrix die Berechnung der Versandkosten erfolgen soll.
  • Fast Send: wenn fast send eingesetzt wird, kann die Abrechnung hierüber analog zu den Pick-Kategorien erfolgen (also auch nach Dimensionen und Gewicht).
  • Gebindeeinheit: werden Gebindeeinheiten eingesetzt, können die Gebinde separat abgerechnet werden. Gebinde-Picks werden nicht in der Pick-Kategorie ausgegeben.

Versand B2B

Der Versand B2B unterscheidet sich inhaltlich aus Sicht der Positionen nicht vom normalen Versand. Allerdings können bei B2B andere Preise hinterlegt werden. Dazu muss in den Warenausgangsaufträgen zwischen B2B und normalen Versand unterschieden werden.

Verpackungsmaterial

Besteht aus einer Auflistung der für den Mandanten verfügbaren Verpackungsmaterialien.

Retoure

Die Retourenabwicklung wird in einer gesonderten Preislistenkategorie erfasst.

  • Anzahl Retourenaufträge: die Summe der Retourenaufträge. Jedes retournierte Paket wird sehr wahrscheinlich in einem Retourenauftrag münden, wobei theoretisch auch mehrere Pakete zu einem Retourenauftrag gehören könnten (eher unwahrscheinlich).
  • Anzahl retournierter Artikel: die tatsächliche Menge der aufgenommen Retourenwaren in Stück.

Pauschalen

Pauschalen wie z.B. Lagerpauschalen, IT-Pauschalen, Adminpauschalen etc. können hierüber hinterlegt werden.

Leistungen

Hier wird unterschieden zwischen Produktleistungen, Wareneingangsleistungen, Warenausgangsleitungen und Formularleistungen.

Einstellungen

Um alle Preislisten-Positionen verwenden zu können, müssen diverse Einstellungen vorgenommen werden. Die verfügbaren Optionen werden in diesem Abschnitt erläutert. Diese umfassen:

  • Verpackungsmaterial
  • Versandprofile
  • Versandkostenmatrix
  • Produktleistungen im Mandantenstamm
  • Formularleistungen
  • WE- und WA-Leistungen

Verpackungsmaterial

Über Konfiguration->Verpackungsmaterial werden Verpackungen hinterlegt, die der Packer beim Packen des Paketes verwenden kann. Dort kann direkt der Abrechnungspreis einer Verpackung angegeben werden.

In der Abrechnung werden alle verwendeten und verfügbaren Verpackungen aufgelistet.

Versandprofile

Sollen Versandprofile in der Abrechnung berücksichtigt werden, muss das Flag Preislistenrelevant gesetzt werden.

Versandkostenmatrix

Mit Hilfe der Versandkostenmatrix lassen sich die Preise je Versandprofil, Empfängerland und Gewicht in einer Excel-Datei pflegen. Siehe dazu auch Versandkostenmatrix.

Produktleistungen im Mandantenstamm

Über den Mandantenstamm können die sog. Produktleistungen aktiviert werden. Dabei kann eingestellt werden, ob bei fehlenden Gewichten, Produktdimensionen oder EANs im Wareneingang der Mitarbeiter aufgefordert wird, diese nachzupflegen.

Formularleistungen

Über Leistungen zuweisen -> Mandant auswählen -> Warenausgang -> Matrix erstellen -> Formularleistungen können spezielle Leistungen hinterlegt werden, die beim Packen ausgeführt und gesondert abgerechnet werden.

Dazu gehören Druck von Rechnungen, Lieferscheinen, Packlisten etc.

WE- und WA-Leistungen

Die WE-Leistungen werden über Leistungen zuweisen -> Mandant auswählen -> Wareneingang zugewiesen. wemalo unterscheidet dabei zwischen produktspezische und mandantenspezifische Leistungen.

WA-Leistungen lassen sich über Leistungen zuweisen -> Mandant auswählen -> Warenausgang hinterlegen, wobei es auch hier die soeben erwähnte Unterscheidung gibt.

Damit Leistungen in Abrechnungen aufgeführt werden, muss das Flag „Zur Rechnungsausgabe hinzufügen“ gesetzt worden sein.

Abrechnung generieren

Die Generierung von Abrechnungen erfolgt über den Mandantenstamm -> Mandant -> Konfig-Tab Abrechnung -> Untermenüpunkt Abrechnung.

Nur aktivierte Preislisten können für die Generierung einer Abrechnung verwendet werden. Dazu muss die Preisliste in der Preislistenübersicht aktiviert werden.

Anschließend kann nach Auswahl von Start- und Enddatum die Abrechnung generiert werden. Die Zahlen werden ermittelt und eine Excel-Datei generiert (der Download erfolgt unmittelbar).

Auto-Berichte (Inhalt)

Inhalt Auto-Berichte

Folgende Autoberichte stehen in Wmealo zur Verfügung. Die Einrichtung erfolgt über den Menüpunkt Berichte und Auto-Berichte.

 

Bestände

Format: xls

ID;Name;SKU;EAN;Gewicht;Versandgewicht;Gruppe;Stellplat;Seriennummer;Aktive;Versandbereit;Teile;Breite;Höhe;depth

 

Pakete und Länder

Format: csv

Versandatum;Land;Auftrag-ID;Auftragsnr.;Paket-ID;SKU;Menge;Teile;Gewicht;Hängeware;Kategorie;Mandant;Profil;Paket

 

unvollständige Aufträge

Format: xls

Mandant;Auftrag-ID;Auftragsnr.;Erstellt;Grund;SKU; Teile;Prio;Reserviert

 

Tracking

Format: xls

Erstellt Auftrag-ID;Auftragsnr.;Übergabedatum;Trackingnummer;Profil;Name 1;Name 2;Name 3;Plz; Stadt;Straße;Hausnur.;Land;Alt. Empfänger; Alt. Name 1;Alt. Name 2;Alt. Name 3;Alt. Plz;Alt. Stadt;Alt. Straße;Alt. Hausnur.

 

WA-Auftrag ETD

Format: xls

Mandant;Status;Erstellt;ETD; Aufträge;Positionen;Teile;Aktualisiert

 

Packs pro User

Format: xls

Buchungsdatum;Hängeware; Packs; Benutzer

 

WE pro User

Format: xls

Buchungsdatum;Mandant;WE;Benutzer

 

Wareneingangsaufträge

Format: xls

SKU Auftragsnr. Teile ETA Gescannt

 

Produkt Lebenszyklus

Format: xls

SKU;WE;Umgelagert von WE;Picks; Packs; Versendet;EAN;ID;Name

 

Tagesabschluss

Format: Emailbericht

Ausgang Merkmal Std.: 0

Ausgang alle anderen: 0

Aufgenommene Retouren: 90

WE: 23

Refurbishment: 0

 

Versandkostenmatrix

Mit Hilfe der Versandkostenmatrix werden die Versandkosten je Paket nach Empfängerland, Gewicht und Versanddienstleister im Mandantenstamm hinterlegt, um bei der Abrechnungsgenerierung exakte Versandpreise ermitteln zu können.

Vorlage je Mandant

Im Mandantenstamm kann unter Abrechnung->Versandkostenmatrix eine Vorlage je Versanddienstleister heruntergeladen werden. Dem Benutzer werden dabei alle Versanddienstleister angezeigt, die für den Mandanten eingerichtet worden sind.

Vorlage auf Lagerebene

Auf Lagerebene kann eine Vorlage hinterlegt werden, die für Versendungen eingesetzt wird, die nicht über den Mandanten definiert worden sind.

Spezifikation

MatchingID;Dispatcher;Product;Comments;Country;Country DE;Country Code;ZIP;BasePrice;KiloPrice;Weight;Price
  • Die Werte werden mit einem Semikolon voneinander getrennt.
  • Es ist auf die richtige Reihenfolge zu achten und die Datei muss als UTF-8 kodiert werden.
  • Es gibt eine Datei pro Versanddienstleister.
  • Damit wemalo bei der Preisermittlung ein Profil einem Eintrag in der CSV-Datei zuordnen kann, wird die Matching-ID benötigt. Diese beinhaltet eine Kombination aus Dienstleister, Produkt und optionale Zusatzleistungen (wie z.B. Nachname).
  • Die Spalte Dispatcher beinhaltet den Versanddienstleister (sollte für eine komplette Datei immer identisch sein). In der Spalte Product wird das Versandprodukt eingetragen.
  • In der Spalte Comments kann ein aussagekräftige Name für die Preislistenposition hinterlegt werden. In der Abrechnung wird die Eintragung in dieser Spalte mit in die Preisberechnung aufgenommen.
  • Die Spalten Country, Country DE und Country Code beschreiben das Empfängerland (englische und deutsche Bezeichnung, sowie der internationale Matching-Code).
  • ZIP beinhaltet die Postleitzahl (in der ersten Version der Matrix nicht verwendet).
  • Über BasePrice kann ein Basis-Preis eingetragen werden, der anhand KiloPrice je Kilo erweitert wird. In der ersten Umsetzungsversion der Matrix wird das nicht angewendet.
  • Die beiden für die Preisermittlung relevanten Spalten sind Weight und Price. Weight gibt dabei die Gewichtsgrenze an, bis zu der die jeweilige Zeile relevant ist. Die Vorlage ist so aufgebaut, dass jede Kombination aus Versandprodukt und Land mit den Gewichten 1KG bis 40KG aufgelistet wird. Wiegt ein Paket 39,5 KG, so wird der Preis für 40KG verwendet. Wiegt es 38,9KG, ist der Preis bei 39KG ausschlaggebend usw. In der Spalte Price wird der Versandpreis in Euro angegeben, wobei die Eingabe von . als Trennzeichen für Nachkommastellen zu bevorzugen ist (aber nicht zwingend erforderlich).

Matrix erstellen

Um eine Matrix für einen Mandanten zu erstellen, kann auf eine Vorlage aufgebaut werden. Dazu können pro Lager Vorlagen je Versanddienstleister hinterlegt werden. Über den Mandanten kann zusätzlich eine auf die für den Mandanten eingerichteten Versandprofilen zugeschnittene Vorlagendatei heruntergeladen werden.

Übersicht der bisher hinterlegten Versandmatrizen

Anzeige einer hinterlegten Matrix als HTML-Ansicht

 

Download als CSV


Ansicht nach CSV-Export

Versandprofil

  • Im Versandprofil kann eingestellt werden, ob das Profil in der Generierung der Preise berücksichtigt werden soll.

Matrix anwenden

  • Im Bereich Versand in der Preisliste muss dazu die Option „Versandkosten“ aktiviert werden.

Auto-Bericht Übersicht

Auto-Berichte dienen zur automatischen Berichtserstellung mit anschließendem E-Mail-Versand. Dabei kann i.d.R. zwischen einem Datenexport als CSV- oder Excel-Export unterschieden werden. Es gibt allerdings auch Auto-Berichte, die eine E-Mail mit einer Nachricht und ohne Anhang versenden (siehe Tagesabschluss).

Bei Auto-Berichten können ein oder mehrere E-Mail-Empfänger hinterlegt werden. Mehrere Empfänger werden dabei mit einem Komma getrennt eingetragen.

Auto-Bericht Tagesabschluss

Über den Auto-Bericht Tagesabschluss kann eine Statistik über die durchgeführten Aktionen am aktuellen Tag erstellt werden. Die Statistik wird per E-Mail an einen oder mehreren Empfängern versendet.
Über Berichte->Auto Berichte kann der Auto-Bericht hinterlegt werden.
tagesabschluss

  • Über Start-Stunde kann eingestellt werden, wann der Tagesabschluss erstellt werden soll
  • Mit Hilfe von „Stellplatznamen“ kann gefiltert werden, welche Stellplätze als „Refurbished“ dienen. Dabei können kommasepariert mehrere Stellplätze angegeben werden.
  • Unter Merkmal-Code wird er Code des Mandanten-Merkmals eingetragen, der bei der Berechnung der einzelnen Werte verwendet wird.
  • Unter Empfänger-E-Mail können ein oder mehrere (dann mit , getrennt) eingetragen werden

Das Ergebnis des Tagesabschlusses sieht dann zum Beispiel so aus:

Outgoing new: 1
Outgoing from stock: 82
All returns: 39
Ingoing new: 22
Refurbishment: 50

  • Outgoing new => Versendete Artikel mit dem gesetzten Merkmal-Code
  • Outgoing from stock => alle anderen Merkmale
  • All returns => die Summe der vereinnahmten Ware
  • Ingoing new => Summe Wareneingang am aktuellen Tag
  • Refurbishmeht => Summe Umlagerungen (mit Duplikatserkennung) auf Stellplätze, die mit dem „Stellplatznamen“ beginnen und nicht das gesetzt Merkmal-Code hatten bei der Umlagerung

System-Inventur

Über „Berichte->System-Inventur“ können Sie sich die Lagerbestände  als Textdateien exportieren.

In der Datei enthalten sind alle Bestände, inklusive reservierten Mengen. Bereits gepackte Bestände werden nicht berücksichtigt.

Systeminventur_Reiter

Wählen Sie zunächst ein Lager aus…

Systeminventur_1

…und danach einen Mandanten.

Systeminventur_2

Klicken Sie zum Abschluss auf „Exportieren“ um die Textdatei auf Ihrem Rechner zu speichern.

Systeminventur_3

Lagerbewegungen

Über „Berichte->Lagerbewegungen“ können Sie alle „Lagerbewegungen“ einsehen.

Lagerbewegung_Reiter

Schränken Sie die angezeigten Ergebnisse über die „Suche“ oder über „Filter“ ein.

Um die Einträge nach dem Datum einzuschränken, markieren Sie Die „Datum“-Checkbox und geben dahinter einen Zeitraum ein.

Lagerbewegung_Suche1_Datum

Um EInträge nach „SKU, „Name“ oder „Zusatz-Info“ zu suchen, geben Sie ihren Suchtext ein, wählen eines der drei Suchkriterien aus und klicken dann auf „Suche“.

Lagerbewegung_Suche2_Text

Um die Liste durch „Filter“ einzuschränken, klappen Sie über den jeweiligen Reiter aus und markieren Sie Die Kriterien mit einem Haken, die angezeigt werden sollen.

Lagerbewegung_Filter1

Falls Ihre „Filter“- oder „Such“-Kriterien nicht korrekt angezeigt werden, klicken Sie unten-links auf „Aktuallisieren“. Sie können dort auch auch die Anzahl an Einträgen pro Seite einschränken.

Lagerbewegung_Filter2_aktuallisieren

 

Buchungshistorie

Über „Berichte-Buchungshistorie“ können Sie alle Transaktionen einsehen und als Textdokumente exportieren.

Buchungshistorie_Reiter

 

Hierzu können Sie einen bestimmte „Mandanten“ auswählen, oder alle miteinbeziehen.

Geben Sie optional auch einen Zeitraum an für Ihre gesuchten Buchungssätze an.

Buchungshistorie_1_Einschränken

Klicken Sie auf „Zeitspanne anzeigen“ um Ihre gesuchten Buchungssätze einzusehen oder auf „Exportieren“ um sie als Textdate auf ihrem Rechner zu speichern.

Buchungshistorie_2_Export

Lagerspiegel

Über „Berichte->Lagerspiegel“ gelangen Sie zu einer Übersicht aller Lagerobjekte.

Klicken Sie auf  Reiter „Metriken“ um eine grobe Auflistung aller Lagerposten einzusehen.

Lagerspiegel_1

Mit den übrigen 5 Reitern gelangen Sie zu Listen für die jeweilige Kategorie.

Die angezeigten Ergebnisse in den Listen können Sie über die „Suche“ oder über Filter einschränken.

Mit den ersten beiden Feldern können Sie die Liste nach „Mandanten“ und „Lagern“ einschränken.

Lagerspiegel_2

Mit dem mittleren Feld können Sie die angezeigten Lagerveränderungen nach ihrem „Datum“ reduzieren. Aktivieren Sie dazu die Checkbox links vom Datumsfeld.

Lagerspiegel_3

Das letzte Feld erlaubt die gezielte Suche nach de Kriterien „SKU“, „Merkmale“, „Mandanten-Auftragsnummer“ oder „Lauf“. Klicken Sie nach Eingabe Ihres „Suchtextes“ und nach der Auswahl des Suchkriteriums auf „Suche“

Lagerspiegel_4

Mit Klick auf einen der aufgelisteten Produkte, können dessen Datensätze eingesehen und  auch bearbeitet werden.